O controle de estoque é um gargalo para as empresas que trabalham com mercadorias. Mesmo controlando o estoque com inventários periódicos as empresas correm o risco de serem autuadas pelos FISCOS, uma vez que nem sempre o estoque contabilizado pela empresa representa o seu real estoque. Partindo dessa análise pode-se dizer que as empresas possuem pelo menos três inventários que quase sempre não se equivalem. O primeiro é o inventário realizado pela contagem física de todos os produtos do estabelecimento. O segundo inventário é fornecido pelo sistema de gestão (ERP). Por fim, tem-se o INVENTÁRIO FISCAL que é o quantitativo que o FISCO espera que a empresa possua.

 
E COMO O FISCO CALCULA ESSE ESTOQUE?
O cálculo é feito pela fórmula matemática onde [ESTOQUE INICIAL] + [ENTRADAS] deve ser igual [SAÍDAS] + [ESTOQUE FINAL]. Ocorrendo divergências pode-se encontrar Omissão de Entrada ou Omissão de Saída (Receita). A previsão legal para tal auditoria encontra-se no Artigo 41, da Lei Federal nº 9.430/96 sob o nome Levantamento Quantitativo por Espécie, no Artigo 286, do Decreto Federal nº 3.000/99 (Regulamento do Imposto de Renda) e também encontra-se presente na maioria das legislações estaduais e regulamentos do ICMS, com os mais variados nomes. Atualmente, tendo em vista a facilidade de informações advindas com o surgimento do  Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), os fiscos federais e estaduais tem lançado cada vez mais desta metodologia de cálculo para coibir fraudes tributárias. Ocorre que em grande parte das autuações não advém de sonegação e sim de erros
gerencias, principalmente no que diz respeito às informações cadastrais inseridas nos ERPs. Mas quais seriam as causas destes erros? Inúmeros são os fatores que ocasionam o Estoque Negativo ou Superfaturado. As causas dos problemas podem estar em vários setores da empresa. Desde o pedido de compra, passando pela entrada da mercadoria, movimentações entre filiais, conversões de unidades, emissão da nota fiscal, separação e a efetiva saída da mercadoria, furto, roubo, deterioração… Em todos esses procedimentos podem conter erros que vão influenciar no estoque final da empresa.
SEGUEM ABAIXO AS 5 PRINCIPAIS CAUSAS DESSES ERROS:
1) CÓDIGOS DE ITENS DUPLICADOS OU ATRIBUÍDO A ITENS DIFERENTES
O código utilizado não pode ser duplicado ou atribuído a itens diferentes. Todos os itens devem possuir descrições únicas e precisas. São proibidas discriminações diferentes para o mesmo item ou discriminações genéricas (como exemplo: diversas entradas, diversas saídas, mercadorias para revenda, etc). Descrições genéricas só podem ser utilizadas para uso/consumo ou produtos do ativo fixo e desde que não sejam destinados à posterior circulação ou utilizados na produção. Não é permitida a reutilização de código que tenha sido atribuído para qualquer produto anteriormente.
2) ALTERAÇÃO NA DESCRIÇÃO DO ITEM
As alterações nas descrições dos produtos devem ser evitadas, mas caso ocorram é importante se atentarem para o preenchimento do registro 0205 da EFD (ALTERAÇÃO DO ITEM) indicando a data inicial de utilização da nova descrição. Não é permitida a alteração de descrição quando o produto é descaracterizado ou sofra modificação que o identifique como novo produto.
3) UTILIZAÇÃO DE DIVERSAS UNIDADES DE MEDIDA
É sempre recomendado que a empresa trabalhe com a menor unidade de comercialização do item. Caso a empresa venda determinado produto em unidade e receba em caixa, o recomendado é que a entrada já seja realizada em unidade. Tal procedimento evita erros de conversão de unidades e evita o controle do estoque em caixa e unidade. Caso opte por trabalhar com duas ou mais unidades é imprescindível o preenchimento do registro 0220 da EFD (FATORES DE CONVERSÃO DE UNIDADES).
Outra dica importante são as unidades de medida que podem ter duplos significados e que devem ser evitadas. Como exemplo, podemos citar o “PC”, que pode indicar tanto a peça quanto o pacote.
4) EMISSÃO INCORRETA DO DOCUMENTO FISCAL
A nota fiscal deve ser emitida em conformidade com a operação que está sendo praticada (Código Fiscal de Operações e Prestações – CFOP). Tal exigência é de suma importância, uma vez que através do documento fiscal é possível identificar o acréscimo ou a baixa de um estoque. Cabe ressaltar que nem todas as notas fiscais representam movimentação de mercadoria, por exemplo, venda para entrega futura. Nesse tipo de operação devem ser emitidas duas notas, uma no ato da venda e outra no momento da saída física da mercadoria. Emitir uma nota de forma equivocada ou o esquecimento de emissão de qualquer uma dessas ocasionará divergências no inventário.
5) RECURSOS HUMANOS
Grande parte dos erros é fruto de inserções incorretas no cadastro do sistema gestão. Um funcionário mal remunerado e sem capacitação pode agravar ainda mais o problema. As empresas tendem a não valorizar de forma adequada os setores que tratam diretamente com o estoque.
CONCLUSÃO
 
A solução para de todos esses problemas não é simples. Primeiramente, é necessário conscientização por parte do empresário de que esse problema existe e pode gerar prejuízos devastadores. Segundo, é necessário investimento em capacitação de seus colaboradores, consultorias especializadas e sistemas de gestão eficientes. Terceiro, realizar periodicamente o comparativo do estoque físico com o estoque gerado pelo sistema de gestão e também com o estoque fiscal. O objetivo é identificar erros de cadastro, entradas de notas fiscais, emissões de notas fiscais e outras inconsistências que ocasionam divergências entre os estoques para que sejam realizados os ajustes necessários.Por fim, nada adiantará se não houver mudança de comportamento ao longo do tempo para que as boas práticas de gestão do estoque se perdurem no tempo.
Fonte:
Fernando MaiaConsultor Tributário
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